Todo lo que debes saber acerca de la administración de compras y suministros

En el mundo empresarial, independientemente del sector económico al que pertenezca una empresa, se realizan transacciones entre clientes y proveedores, ya sea para que el proveedor le preste un servicio, le venda materia prima o algún producto terminado en caso de que la empresa sea una comercializadora. A este tipo de transacciones se le llaman compras y son administradas generalmente por la dirección o el departamento de compras y suministros.

Definición de compras y suministros

De manera formal, la definición de compras y suministros es todo aquel proceso mediante el cual se adquiere un producto o servicio a un tercero. A estos productos o servicios se les llama suministros y a la transacción una compra.

Objetivos del área de compras y suministros

Como mencionábamos anteriormente, para la compra de un producto o servicio es necesario contar con personal calificado que realice dicha tarea, sin embargo, su labor, aunque parezca sencilla, debe obedecer a unos objetivos organizacionales, tal cual como lo debe hacer el equipo comercial de cara a sus clientes.

Estos objetivos pueden variar según la organización, pero a continuación les mostramos aquellos que generalmente se aplican independientemente del sector o la actividad económica:

• Búsqueda y selección de proveedores.
• Negociación y acuerdos de servicio con proveedores.
• Levantamiento de nuevos pedidos y provisión de pedidos según niveles de inventario.
• Verificar el estado de recepción de la mercancía o de la prestación del servicio del proveedor.
• Cumplir con los estándares de calidad y contratación de la compañía.
• Velar por la fidelización del proveedor con la compañía, ya que, aunque aparentemente las obligaciones sean solo del proveedor, es vital mantener una buena relación que permita flexibilizar acuerdos de pago o negociación de mercancía.

Informe de compras y suministros

Una vez establecidos los objetivos del área de compras, es vital definir de que manera la gerencia va a verificar que dichos procesos se realicen de manera óptima. Para lograr dicho fin, establecimos un listado de características que debe tener todo informe de compras y suministros:

1. Listado de compras realizadas por proveedor o línea de negocio
2. Listado de cuentas por pagar con edad, especificando si se deben pagar a 30, 60, 90, 120, 150 o 180 días.
3. Informe de provisión de compras (cuánto debería destinar el departamento financiero a compras basado en las compras realizadas).
4. En caso de contar con productos en negociación, se debe agregar una tabla comparativa de las ofertas con los factores positivos y negativos de cada propuesta.
5. Informe de tiempos desde el momento en el que se realiza una orden de compra hasta cuando el área de producción recibe la mercancía.